Outlook là một phần mềm được Microsoft phát triển. Nó hỗ trợ quản lý thông tin của người dùng, hỗ trợ người dùng mail quản lý thời gian, dung lượng của email. Ứng dùng này được sử dụng khá phổ biến tại các trường học và doanh nghiệp.
Vậy Outlook là gì? Cách sử dụng Outlook thế nào thì hiệu quả? Hãy cùng Long Vân tìm hiểu tất cả trong bài viết “Hướng dẫn cách sử dụng Outlook hiệu quả” dưới đây nhé!
Hướng dẫn cách sử dụng Outlook hiệu quả
Đối với một người bình thường không làm việc qua email thì bỏ lỡ một bức thư là chuyện đơn giản và thường. Nhưng nếu như bạn là một người thường xuyên làm việc bằng mail thì việc bỏ lỡ một bức thư không hề bình thường. Điều đó sẽ gây ra ảnh hưởng xấu nhất định đối với hiệu quả công việc và có thể khiến bạn gặp nhiều rắc rối khác liên quan. Thế nên nếu như của Microsoft Outlook của bạn lộn xộn và đầy các tin nhắn thì bạn sẽ rất dễ bỏ lỡ các tin nhắn quan trọng.
Microsoft Outlook có nhiều tính năng nổi bật như: lên lịch , quản lý công việc, quản lý danh bạ liên lạc, ghi chú, duyệt web,... điều này sẽ giúp việc quản lý thông tin người dùng,tổ chức công việc trở nên dễ dàng và có tổ chức hơn. Nếu bạn nỗ lực khám phá Outlook thì chắc chắn bạn sẽ thấy hiệu quả của nó. Nếu như bạn mới biết đến Outlook, chưa sử dụng bao giờ thì chắc hẳn bạn chưa thể sử dụng được hết cấp độ, tính năng của nó. Cùng tìm hiểu các mẹo để có thể làm việc hiệu quả hơn trên Outlook nhé!
Các phím tắt chung nên nhớ
- Ctrl + R: Trả lời email
- Alt + R: Trả lời tất cả trong email hoặc chuyển sang tuần xem lịch làm việc.
- Alt + W: Chuyển tiếp email hoặc chuyển đổi sang chế độ xem lịch hàng tuần.
- Ctrl + M: F9 để gửi hoặc nhận tất cả.
- Alt + S: Gửi email.
- Ctrl + G: Mở “đến ngày” hộp thoại để nhảy vào bất kỳ ngày trong lịch.
- Ctrl + (số vị trí của thư mục): Chuyển đổi giữa mail, lịch, danh bạ, và các mục khác trong cửa sổ chuyển hướng.
Tận dụng Quick Steps trong Outlook
Trong Outlook 2010 Microsoft đã giới thiệu tính năng Quick Steps. Tính năng này cho phép bạn sử dụng các phím tắt trên để di chuyển các email đến hộp thư mục cụ thể và đánh dấu lá thư đã đọc hoặc chuyển tiếp email và đánh dấu các email cùng một lúc.
Tạo thư mục mới từ Clipboard
Bạn có thể sao chép bất kì văn bản hay đoạn văn bản nào từ Clipboard của bạn. Sau đó trên outlook bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + V để dán văn bản đã sao chép. Trên Outlook bạn có thể thiết lập nhận những thông báo email, thư quan trọng kích hoạt theo các bước sau:
- Bước 1: Bạn hãy tắt hết các thư mục trên màn hình Desktop trong thư mục Mail Option
- Bước 2: Tiếp theo bạn tạo Rule trong Outlook chỉ nhận thông báo thư, email từ một người cụ thể nào đó gửi cho bạn.
- Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất.
Gắn cờ vào thư
Tính năng Follow Up sẽ giúp người dùng có thể gắn cờ cho cácemail, thư và tác vụ để giúp phân loại hoặc đánh dấu chúng. Các lá cờ này có công dụng:
- Nhắc nhở bạn theo dõi vấn đề.
- Chỉ ra yêu cầu của ai đó hoặc đặt nhắc nhở cho một message, liên lạc.
- Sắp xếp thư mục email rất dễ dàng bởi bạn biết được chính xác nên làm gì và khi nào nên làm.
Lưu ý: Khi bạn tạo một tác vụ và đặt ngày hết hạn cho tác vụ đó, tác vụ sẽ tự động được đánh dấu cờ để bạn không quên ngày hết hạn thực hiện tác vụ và hoàn thành tốt nó.
Nhận email không được gửi trực tiếp đến hộp thư của bạn
Sử dụng thư mục “ Hộp thư đến - CC”để chọn lọc các email không được gửi trực tiếp cho bạn từ đó trong hộp thư chỉ tập chung vào các email quan trọng nhất.
- Bước 1: Vào Rules > New Rules....
- Bước 2: Sau đó click vào tùy chọn Advanced Options.
- Bước 3: Trong Rules Wizard chọn Where my name is not in the To box.
- Bước 4: Trên giao diện kế tiếp chọn Move it to the specified folder.
Sử dụng email templates (mẫu) để không phải viết email tương tự lần sau
Bạn có thể lưu các email làm template để những lần sau không phải viết email tương tự đối với các email mà bạn thường gửi, chẳng hạn như yêu cầu thông tin hoặc nhắc nhở các hóa đơn đến hạn. Thực hiện như sau: File> Save As ...> Outlook template.
Nếu muốn sử dụng các templates, bạn chọn New Items > Chọn mẫu ... và xem trong mục User Templates in File System để tìm template (mẫu) bạn đã lưu. Hoặc cách nhanh hơn là trên Windows Explorer, bạn kích đúp chuột vào file OFT để tạo một message mới từ template (mẫu) đó.
Tạo thư mục tìm kiếm
Để tìm kiếm các email quan trọng bạn có thể tạo ra thư mục tìm kiếm riêng bằng cách. Click vào Search Folders trong Menu điều hướng ở khung bên trái, chọn New Search Folder, sau đó thực hiện theo các bước hướng dẫn trên màn hình hoặc bạn có thể thiết lập tùy chỉnh riêng.
Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để tạo lịch họp
Bạn có thể sử dụng ngôn ngữ tự nhiên nhưng phải gõ bằng tiếng anh vào khung ngày tháng năm. Ví dụ như: three days after tomorrow. Outlook sẽ tự động tìm đúng đến ngày đó cho bạn.
Lưu các note Outlook, sự kiện,... trên màn hình Desktop để truy cập nhanh chóng
Bạn có thể lưu email trong Outlook , sự kiện, lịch họp, note, danh bạ… trên màn hình Desktop hoặc thư mục Windows để lần sau truy cập nhanh hơn. Kích đúp chuột vào các mục (ngay cả khi Outlook không mở), ngay lập tức các mục bạn lưu sẽ được mở trong Outlook.
Trong chuyên mục kiến thức Long Vân đã Hướng dẫn cách sử dụng Outlook hiệu quả. Hy vọng những thông tin trên thực sự hữu ích cho bạn.
Long Vân cung cấp dịch vụ VPS dịch vụ thuê máy chủ ảo,đăng ký tên miền với mức giá rẻ và có nhiều ưu đãi tại công ty chúng tôi. Nếu bạn có nhu cầu cung cấp dịch vụ hãy liên hệ Long Vân
THÔNG TIN LIÊN HỆ
VP TPHCM: Tòa nhà Long Vân, 37/2/6 Đường 12, P. Bình An, Q.2, P. Bình An, Quận 2, Thành phố Hồ Chí Minh
VP Hà Nội: 2 Ngách 37/27, Dịch Vọng, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Điện thoại: 028 7303 9168
Email: sale@longvan.net
Website:https://longvan.net
